Как избежать ошибок при написании деловых писем на английском
Правильно составленное деловое письмо – залог успешного сотрудничества. Ошибки, допущенные в переписке, напротив, могут негативно повлиять на достижение договоренности и даже в целом на репутацию компании. Как не попасть впросак, составляя деловое письмо на английском?
Конечно, для этого необходимо довольно хорошо знать английский деловой язык. Даже если вы неплохо разговариваете на английском, но не сталкивались с бизнес лексикой, вам будет трудно общаться на деловые темы. Кроме того, письмо – особый жанр, здесь существуют свои правила хорошего тона, которые применимы независимо от того, на каком языке ведется переписка.
Итак, о чем не стоит забывать, когда вы пишете деловое письмо на английском? Начнем с общих рекомендаций, которые будут справедливы для деловой переписки как на английском, так и на русском языке:
- если вы пишете электронное письмо, не забывайте указывать тему, которая должна как можно точнее передать его содержание и выделить ваше письмо среди множества других. Ваш адресат – занятой человек, который получает большое количество писем на похожие темы. Даже если ваше сообщение содержит важную и полезную информацию, а ваш деловой английский безупречен, письмо без темы или письмо со слишком общим заголовком рискует остаться без внимания и затеряться среди таких же безымянных сообщений;
- всегда начинайте письмо с личного обращения к тому человеку, которому оно адресовано. Таким образом, вы не только соблюдаете вежливость, без указания точного адресата ваше сообщение может быть оправлено в спам, не будучи прочитанным;
- деловое письмо должно быть написано деловым тоном, фамильярность, шутки, лирические отступления и излишняя эмоциональность не к месту. Если вы давно и хорошо знакомы с адресатом вашего сообщения, стиль общения может быть менее формальным. В то же время, часто возникает необходимость вовлечь в переписку других коллег и деловых партнеров, поэтому не стоит переходить на разговорный английский с использованием жаргонных слов и вставлять по ходу письма многочисленные смайлики;
- деловое письмо должно быть лаконичным, избегаете пространных рассуждений и слишком длинных фраз, пишите по существу и как можно проще. Чтобы прочесть длинное запутанное письмо нужно много времени, которого у делового человека в обрез.
Патрис
Лаперрьер
Руководитель международного проекта English by Phone, бизнес-консультант. Автор книг и статей об экономике и CRM. С 2003 года работает в России в качестве консультанта ряда российских компаний и частных инвесторов, а также журнала «Свой бизнес».
Андрей
Вовкодав
Директор компании и руководитель проекта «Английский по телефону» в Украине»
Крайне важна в деловой переписке безупречная грамотность. Письмо, пестрящее орфографическими и грамматическими ошибками, не лучшим образом характеризует его отправителя. Кроме того, ошибки в английском могут привести к неправильному пониманию ваших слов. Это вряд ли возможно, когда вы пишете письмо на родном языке, но если вы недостаточно хорошо знаете деловой английский, вы вполне можете допустить такую оплошность. Как избежать подобной ситуации, если на английском вы пока что пишете не так хорошо, как на русском? Следуйте простым рекомендациям:
- проверяйте каждое слово, в котором вы не уверены на 100%. Как мы уже говорили выше, не стоит писать длинные деловые письма, а проверить все сомнительные слова в небольшом тексте не займет много времени, зато избавит вас от причин краснеть из-за неграмотного письма;
- используйте простые фразы и короткие предложения. Такой подход обеспечивает двойную выгоду – вам легче составить письмо, а вашему адресату легче понять его смысл;
- запаситесь стандартными фразами, которые используются в деловой переписке – фразами приветствия, прощания, благодарности, типичными формулировками, которые вы будете использовать чаще всего. Так намного проще сделать свой деловой английский безупречным. Например, в деловой переписке мы часто оговариваем сроки выполнения работ, назначение ответственных сотрудников, используйте для таких целей проверенные шаблоны;
- изучите терминологию, которая напрямую касается деятельности вашей компании и специфики вашей работы;
- будьте осторожны с похожими словами, которые имеют разный смысл, например, слова affect (действовать, поражать) и effect (эффект) очень похожи, но отражают разные понятия. Деловой английский требует знания различных терминов, в которых легко можно запутаться, поэтому так важно проверять значение сложных слов, в которых вы не уверены. Также будьте внимательны, применяя глаголы, особенно неправильные. Например, может случиться, что вы хотели написать, что еще только выполняете задание, а написали, что уже выполнили его. Такие оплошности могут привести к серьезным недоразумениям.
Деловая переписка не так проста, как может показаться на первый взгляд. В этой сфере существует множество тонкостей, используя которые вы можете убедить потенциальных клиентов и деловых партнеров сотрудничать именно с вами. И порой даже незначительные ошибки могут стоить очень дорого, например, ваше сообщение может остаться незамеченным, несмотря на выгодное предложение, которое оно содержит. Помните, что даже если ваши деловые письма на русском языке эффективны, недостаточно общих знаний, чтобы вести такую же успешную деловую переписку на английском языке. Для этого вам понадобится изучить деловой английский, вникнуть в традиции делового общения на английском языке.
Сайт международного проекта English by Phone в Украине
