Контракты.ua

1731  —  06.12.16
Як автоматизація бізнес-процесів допомагає заощадити в ресторанному бізнесі
Як автоматизація бізнес-процесів допомагає заощадити в ресторанному бізнесі

Оточуючий світ взагалі та бізнес-середовище зокрема сьогодні змінюються дуже стрімко. Ті формати, у яких ми звикли працювати ще навіть три-п'ять років тому, сьогодні вже часто виглядають архаїчно. Технології диктують свої правила майже усюди. При цьому вважається, що ресторанну сферу техно-революція торкається чи не в останню чергу – через суто об’єктивні фактори. У певному сенсі це так – ти не поставиш робота готувати страви чи обслуговувати гостей. Принаймні, поки що не поставиш. А ось решту процесів вже сьогодні можна поставити на технологічні рейки. Які саме процеси можна автоматизувати у ресторанному бізнесі і як це бізнесу допомагає?

Автоматизація та формалізація: економить час. А, отже, гроші

По-перше, можна автоматизувати майже всі адміністративні процеси. Ми працюємо над цим останні 4-5 років, і сьогодні можна з упевненістю сказати, що це не лише суттєво полегшує життя працівників, але і приносить користь бізнесу. Візьмемо для прикладу документообіг. Щомісяця ми маємо більше 100 договорів, які треба погоджувати. Раніше це робилося вручну – люди бігали по кабінетах і питали, в кого наразі договір, на якому він етапі і хто його погоджує. Тепер вся ця інформація є в електронному вигляді. Навіть якщо відповідальна особа не в офісі, вона має доступ до цієї системи, що забезпечує безперервність всього процесу. Система зберігає і коментарі та зауваження, тому можна відразу працювати над документом, враховуючи побажання колег. Процес прискорився і став більш контрольованим. До того ж, це дуже дисциплінує.

Чи, скажімо, погодження заявок на відрядження чи відпустку або супровід виходу нового співробітника – підготовка кадрових документів, заведення в облікову систему, підготовка та видача ноутбуку, заведення довіреності тощо. Все це ми робимо або плануємо в найближчій перспективі здійснювати в автоматичному режимі і з можливістю працювати з цим у віддаленому доступі. Ще й тренд flexible working hours у такій спосіб підтримуємо. Наш наступний крок – автоматизація руху первинних документів. У нас велика мережа – 43 ресторани у 13 містах України, і кожен з них генерує велику кількість актів виконаних робіт, накладних та ін., які відсилає до центрального офісу. Звичайно, на цьому шляху щось губиться, а оперування з такою кількістю паперу забирає багато ресурсів – людей, часу та навіть фізичного простору. Автоматизація вирішить більшість цих проблем.

По-друге, в автоматичному режимі відбуваються тендери. У нас єдина платформа для тендерів і договорів, тому ми пов’язали їх між собою таким чином, що на етапі погодження договору можна проконтролювали, чи відбувся тендер з цієї закупки, чи отримали ми оптимальні умови. Процес став максимально прозорим, а це актуально як у масштабах країни, так і для кожного окремого бізнесу.

Автоматизація дозволяє синхронізувати зусилля різних підрозділів – особливо крос-функціональних процесів, які часто збоять через відсутність чіткої та контрольованої комунікації. Наприклад, комунікація електронною поштою часто не є ефективною, оскільки через неї важко контролювати статус виконання завдань – хто, кому і як поставив задачу. Тому ми поступово від неї відходимо, переходячи на більш придатне для таких завдань програмне забезпечення – SharePoint від Microsoft. Тут вже зовсім інша справа: можна чітко відстежити завдання, які знаходяться у роботі, контролювати строки виконання, а менеджмент може оцінити збалансованість між кількістю задач, що надійшли на підрозділ, та ресурсом, який є для виконання цих завдань. Цей софт є платформою для адміністрування регламентних документів: всіх політик, процедур, інструкція, стандартів роботи ресторанів тощо. І що також важливо – це можна робити у віддаленому режимі, тож процеси не гальмуються, якщо когось фізично немає в офісі.

По-третє, «передова» – наші ресторани, які теж значною мірою автоматизовані: від електронних табло, за допомогою яких контролюють час виконання замовлень, до комплексної системи, що збирає та аналізує всю інформацію по усім ресторанам мережі: собівартість страв, продажі, складські залишки, формування замовлень на поставки інгредієнтів тощо.



Ростислав
Григоренко

директор фінансово-юридичного департаменту мережі «Сушия»

Формалізація, у свою чергу, теж є інструментом бізнес-оптимізації. Ресторанам, скажімо, притаманна велика плинність кадрів – така вже специфіка сфери. Людина йде, на її місце приходить нова. Навіть якщо це професіонал високого класу, йому все одно доводиться пояснювати цілу низку речей: чому процес працює саме так, які механізми та системи впроваджено. На цьому етапі ефективність дуже страждає. Формалізація і регламентованість процесів дозволяють робити такі періоди змін максимально безболісними, при цьому залишаючи передачу ключової інформації «у спадок» без спотворення і втрати. До того ж, формалізація ключових бізнес-процесів забезпечує вищий рівень контролю за ними. Зробивши низку процесів автоматичними та типовими, ми економимо час та інші ресурси наших співробітників – і це дозволяє їм, замість рутинних процедур, застосовувати свої здібності для більш інтелектуальних речей: не механічно збирати інформацію, а аналізувати та контролювати.

Кому це потрібно

По суті – всім. Питання лише в тому, на якому саме рівні. На тому етапі технологічного розвитку, де ми є зараз, не користуватися його можливостями – це не працювати на повну. Щоправда, деякі «але» все ж таки є: оптимізувати бізнес-процеси варто всім, але чи застосовувати складні автоматичні рішення – це вже питання доцільності та терміну їх окупності. Ми в «Сушия», наприклад, прийшли до необхідності оптимізації шляхом впровадження автоматичних систем десь через п’ять років існування компанії – коли вона почала стрімко розвиватися і стало зрозуміло, що у ручному режимі відстежувати таку кількість процесів не те, щоби зовсім неможливо, але нераціонально і неефективно. Це логічний шлях: спочатку компанія має укорінитися на ринку, підтвердити, що її модель життєздатна, а потім постійно шукати методи для покращення своїх результатів. Це передбачає аналіз операційної ефективності та прийняття певних рішень – наприклад, про централізацію чи децентралізацію деяких процесів. Автоматизовані фінанси, документообіг, логістика, постачання, навчальний відео-контент на екранах ресторанів мережі – для себе ми обрали саме цей шлях, хоча загалом в нашій галузі в Україні це поки що рідкість: далеко не всі міжнародні гравці з розвинутими мережами, не кажучи вже про українських, не квапляться впроваджувати новітні рішення, які пропонує технологічний прогрес. Я пов’язую це з тим, що багато українських компаній просто не схильні прогнозувати в довгостроковій перспективі, особливо в умовах нинішньої турбулентності. Що ж до міжнародних, то цим гравцям через свій розмір та складну процедуру корпоративного узгодження часто бракує гнучкості у прийнятті багатьох рішень. Тут як раз легше саме компаніям середнього розміру: це і виправдано з точки зору оптимізації бізнес-процесів та підвищення ефективності, і розмір дозволяє бути гнучкими та експериментувати. Звичайно, багато залежить і від волі менеджменту та стиля керівництва.

Рано чи пізно до автоматизованих процесів прийдуть всі, адже це глобальний тренд. Але тоді, коли решта буде лише впроваджувати технології та призвичаюватися жити в новій реальності, early adopters будуть вже вигадувати щось нове. Наприклад, випустять роботів обслуговувати гостей.

Автор: Ростислав Григоренко, директор фінансово-юридичного департаменту мережі «Сушия»

Статьи по теме
Как идея смогла вдохновить двух подруг на строительство отеля без денег
Как идея смогла вдохновить двух подруг на строительство отеля без денег

Агентство PointeR Agency и женское сообщество WE ARE продолжают рубрику We Are Businesswomen историей совладелицы отеля «Мандарин» и ресторана «Морской кот» о том, как она зажглась идеей построить отель, не отступила и смогла поменять жизнь своей подруги и свою на 180 градусов.
20.05.20 — 1173

Как построить отель с ребенком на руках и без денег
Как построить отель с ребенком на руках и без денег

Агентство PointeR Agency и женское сообщество WE ARE продолжают рубрику We Are Businesswomen историей совладелицы отеля «Мандарин» и ресторана «Морской кот» о том, как построить отель на пустыре без денег и опыта с ребенком на руках.  
08.05.20 — 1267

Нелёгкая эта работа. Или быть генеральным директором
Нелёгкая эта работа. Или быть генеральным директором

Недавно один кандидат сказал мне, что быть генеральным директором сегодня очень сложно. И чем дальше, тем сложнее. В чем же сложность, с какими трудностями сталкиваются директора? Я заинтересовалась и начала задавать эти вопросы на встречах. Если опустить часто встречаемые фразы про груз персональной ответственности, необходимость принятия решений и т.д., то озвученные моими собеседниками проблемы современных гендиректоров можно объединить в несколько блоков.
23.06.17 — 2501