Компания Innoware внедрила в группе маркетинговых коммуникаций АДВ систему учета рабочего времени и расчета себестоимости услуг на базе Microsoft Dynamics AX
Благодаря решению, в настоящий момент внедренному в 7 агентствах группы, руководство АДВ получило возможность точно учитывать рабочее время сотрудников, потраченное на обслуживание внешних клиентов, рассчитывать себестоимость услуг и прибыльность проектов, оперативно принимать обоснованные управленческие решения и моделировать будущую финансовую ситуацию.
Группа маркетинговых коммуникаций АДВ внедрила во входящих в ее состав украинских агентствах систему учета рабочего времени и расчета себестоимости услуг на платформе Microsoft Dynamics AX. Внедрение осуществила компания Innoware, которая успешно наладила систему управленческого и финансового учета, построила систему учета рабочего времени, автоматизировала классификацию затрат, настроила расчет себестоимости времени и соответствующей прибыльности проектов. Среди преимуществ новой системы – сокращение времени формирования полной управленческой отчетности до 5 рабочих дней, построение полноценного проектного учета, стандартизация и мгновенное формирование всех основных аналитических отчетов. Сегодня внедренное решение эффективно функционирует в 7 агентствах группы.
АДВ – крупнейшая группа маркетинговых коммуникаций в СНГ, основанная в 1995 году. Коллектив АДВ составляют более 1700 сотрудников, работающих в 40 агентствах на территории 7 стран – России, Украины, Беларуси, Молдовы, Казахстана, Узбекистана и Азербайджана. Консолидированный объем клиентских бюджетов, которые обслуживались АДВ в 2007 году, составил $1,18 млрд. В Украине в состав АДВ входят медиа-агентства Initiative и MPG, креативные агентства Lowe&Partners, THINK! McCann, PR-агентство PRP Ukraine (a Weber Shandwick Affiliate Company) и другие.
Все агентства, принадлежащие к группе АДВ, занимаются предоставлением профессиональных услуг на проектной основе. Себестоимость продукта каждой из таких компаний основывается на стоимости рабочего времени команды, привлеченной к работе над проектом. Расчет стоимости требует наличия и эффективного функционирования системы учета рабочего времени, потраченного на конкретный проект, а также существования внутренней политики для классификации затрат и их дальнейшего использования в формировании себестоимости часа работы. Как отмечает Ирина Лысенко, финансовый директор «АДВ Украина», «на момент начала проекта система учета рабочего времени использовалась только в креативных агентствах и никак не была связана с финансовой системой. Оценки прибыльности отдельных проектов существовали только в очень приблизительном виде. Выделение накладных расходов, связанных с отдельным проектом, имело место лишь в комментариях к поточным операциям в системе финансового учета, их группировка и анализ выполнялись вручную с использованием Microsoft Office Excel. Такая процедура требовала много времени для формирования данных в удобном для анализа виде, а использование нескольких не связанных между собой систем приводило к расхождениям, возникавшим в процессе обработки начальных данных».
Для получения точного и прозрачного метода расчета себестоимости услуг руководство «АДВ Украина» решило внедрить в своих агентствах унифицированную систему учета рабочего времени с последующей ее привязкой к данным финансового учета. На момент инициирования проекта в компаниях группы уже был автоматизирован финансовый учет на базе Microsoft Dynamics AX, поэтому было логично расширить функциональность существующей системы и построить управленческий учет именно на базе этой платформы.
Консультантом, осуществившим разработку и внедрение системы, выступила компания Innoware, Золотой сертифицированный партнер Microsoft. Ирина Лысенко так прокомментировала выбор подрядчика: «Партнерские отношения с Innoware начались значительно раньше, нежели сам проект. Этап построения финансового учета на базе ERP был довольно сложным, и специалисты Innoware были привлечены к нему в качестве экспертов в момент существования серьезных проблем и сомнений относительно возможности успешного завершения проекта. Рекомендации и оценки, предоставленные Innoware, оказались чрезвычайно полезными и помогли нам перераспределить и переориентировать ресурсы таким образом, чтобы проект успешно завершился. В дальнейшем, во время обсуждения возможного усовершенствования системы учета мы увидели соответствующее понимание, глубокие знания касательно специфики сферы профессиональных услуг и готовность к сотрудничеству со стороны Innoware. Дополнительным аргументом в пользу Innoware было то, что собственная система управленческого учета в этой компании построена тоже на базе Microsoft Dynamics AX».
Всего на протяжении более чем двух лет сотрудничества Innoware с АДВ реализованы 4 проекта. Лариса Лозицкая, руководитель направления Microsoft Dynamics AX компании Innoware, рассказывает: «Главная особенность первого проекта – отсутствие привязки к какой-либо из ERP-систем. Это был исключительно консалтинговый проект, цель которого состояла в формировании требований к учету затрат по всем проектам агентств АДВ. При этом для получения подробной и прозрачной себестоимости проектов и определения их прибыльности в целом было необходимо разработать как методику учета и распределения затрат по проектам, так и способы расчета общей себестоимости проектов». В дальнейшем компания также выполнила внедрение системы управленческого учета в АДВ на базе Microsoft Dynamics AX 3.0 и адаптацию существующего решения под специфику учета доходов в BTL-агентствах. Наконец, осенью 2007 года Innoware и АДВ начали новый проект по объединению всех видов учета (бухгалтерского, налогового и управленческого) в единое информационное пространство на платформе Microsoft Dynamics AX 4.0. В настоящий момент он находится в завершающей стадии внедрения.
В результате внедрения системы руководство АДВ получило возможность точно рассчитывать себестоимость рабочего времени сотрудников каждого из агентств, а следовательно, и оценивать реальную прибыльность проектов, выполняющихся по заказу внешних клиентов. «Вследствие внедрения системы структура себестоимости проектов АДВ стала прозрачнее, а скорость получения и достоверность указанной информации позволяют оперативно реагировать и принимать управленческие решения, направленные на сокращение себестоимости проектов и увеличения прибыльности группы в целом», – замечает Лариса Лозицкая. Ее поддерживает и Ирина Лысенко, финансовый директор «АДВ Украина»: «В наше время рынок становится более конкурентным, возможностей для органичного роста прибыли все меньше, поэтому оптимизация тех ресурсов, которые мы тратим на создание своего продукта, становится все более актуальной. В результате успешного внедрения решения мы получили инструмент, позволяющий принимать управленческие решения на основе не только собственной интуиции и управленческого опыта, но и прозрачных расчетов. Система также обеспечивает возможность корректного моделирования будущей финансовой ситуации на основе таких расчетов за предыдущие периоды. Проект полностью оправдал наши ожидания».
