Советы от C-format: как правильно организовать пресс-конференцию
Для блестящего проведения пресс-конференции существует ряд советов и правил ее подготовки. Но, прежде чем говорить о них, стоит вспомнить о главном – об инфоповоде. Информация, которой вы хотите поделиться, должна быть ценной, новой и актуальной!
В любом другом случае журналисты расстроятся, если бесцельно потратят два часа рабочего времени. Если такой повод у вас есть – вперед! Если сомневаетесь – обратитесь в агентство, где вам помогут создать новость.
Итак, первый ключевой шаг – время и место. Лучшими днями для проведения пресс-конференции считается вторник, среда или четверг. Другие дни не подходят не только по причине нерабочего настроения, но и по причине целесообразности. В пятницу, например, вы не попадете в субботний выпуск газеты, самый тиражный и самый читаемый. Выбирайте вторую половину дня, но не настолько поздно, чтобы задержать журналиста после окончания рабочего дня. Это для нас с вами конференция – событие, а для представителя прессы – повседневная работа.
Второй ключевой шаг – приглашение прессы, вернее, «берем журналистов измором». Если у вас нет знакомых журналистов, тогда приглашение начните с составления базы изданий, которые вы хотите видеть на своем событии. Первое приглашение пошлите за неделю, второе за 3 дня до пресс-конференции. Не позднее, чем за сутки сделайте контрольный обзвон.
Третий ключевой шаг – составление пресс-релиза. Хороший пресс-релиз позволит донести именно ту информацию, которую хотите вы увидеть в СМИ. Ведь журналист не пишет статью «с нуля», а просто добавляет в ваш релиз немного от себя и получает готовый репортаж. Более того, он может опубликовать его и не приходя на пресс-конференцию.
Четвертый шаг – проведение конференции. Ёе успех на 50% зависит от качественной подготовки. С этим согласна и пресс-служба Международной организации по миграции, для которой C-format организовывала пресс-конференцию, посвященную Дню борьбы с рабством. На выполнение поставленной задачи было дано две недели. Первую из них C-format посвятила подготовке медиа-базы согласно озвученной целевой аудитории; написанию пресс-релиза. За неделю до события коммуникационная группа C-format приступила к массированному приглашению прессы, добиваясь ответов от журналистов, которым близка тематика конференции.
За день до мероприятия была проведена окончательная регистрация. По результатам проведенной работы в зале присутствовало более 40 представителей прессы, 6 из которых – тележурналисты, 25 – журналисты печатных изданий, 2 – работники радио, остальные – представители интернет-изданий.
